入库类型大致可以分为以下几种:生产入库、采购入库、赠送入库、借用入库、退货入库、其他入库(保修退回等等)。出库有材料领用出库、销售出库、调拨出库、盘亏出库、自用出库、其他出库。
1.进货作业计划的制定
进货作业计划制定的基础和依据是采购计划与实际的进货单据,以及供应商的送货规律与送货方式。进货作业的制订必须依据订单所反映的信息,掌握商品到达的时间、品类、数量及到货方式,尽可能准确预测出到货时间,以尽早作出卸货、储位、人力、物力等方面的计划和安排。进货作业计划的制订有利于保证整个进货流程的顺利进行,同时有利于提高作业效率,降低作业成本。
2.进货前的准备
在商品到达配送中心之前,必须根据进货作业计划,在掌握入库商品的品种,数量和到库日期等具体情况的基础上作好进货准备,准备工作的主要内容有:
(1)储位准备。根据预计到货的商品特性、体积、质量、数量和到货时间等信息,结合商品分区、分类和储位管理的要求,预计储位,预先确定商品的理货场所和储存位置。
(2)人力的安排。依照到货时间和数量,预先计划并安排好接运、卸货、检验、搬运货物的作业人员:
(3)设备器材的准备。根据到货商品的理化性能及包装、单位重量、单位体积、到货数量等信息,确定检验、计量、卸货与搬运方法,准备好相应的检验设施、度量衡、卸货及码货工具与设备,并安排好卸货站台空间。对一些室外储放的商品,还需准备相应的苫垫用品。
3.接运与卸货
有些商品通过铁路、公路、水路等公共运输方式转运到达,需配送中心从相应站港接运商品,对直接送达配送中心的商品,必须及时组织卸货入库。
4.分类与标示
在对商品进行初步清点的基础上,需按储放地点、唛头标志进行分类并作出标记。在这一阶段,要注意根据有关单据和信息,对商品进行初步清理验收,以及时发现问题,查清问题。
5.核对有关单据和信息
进货商品通常会具备下列单据或相关信息:采购订单、采购进货通知,供应方开具的出仓单、发票、磅码单、发货明细表等;除此之外,有些商品还有随货同行的商品质量保证书、材料主明书、合格证、装箱单等;对由承运企业转运的货物,接运时还需审核运单,核对货物与单据反映的信息是否相符。
6.商品验收
对到库商吕进行清点、分类后,必须对其进行认真验收。商品验收包括数量清点、质量和包装的检查等作业内容。即先根据有关单据和信息,清点到货数量,确保入库商品数量准确,同时,认真检查商品质量和包装情况,并作出详细验收记录,对查出的问题及时处理,然后填写验收单据和其他签收凭证。
7.进货信息的处理
商品验收完毕,即通过搬运码放过程进入指定储位储存,进入储存阶段。与此同时,必须进行进货过程中相关信息的处理,进货作业信息是指示后续作业的基础,因此,掌握并处理好进货信息非常重要。在这一阶段,首先必须将所有进货入库单据进行归纳整理,并详细记录验收情况,登记入库商品的储位。然后依据验收记录和其他到货信息,对库存商品保管帐进行帐务处理,商品验收入库,库存帐面数量与库存实物数量同时增加。有些到货信息还必须及时通过单据或库存数据,反馈给供应商和本公司采购、财务等部门,为采购计划的制订和财务货款结算提供依据。