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复盘会议的步骤?

01 第1阶段——精心准备

由于复盘主要是以团队研讨的方式进行的,要基于客观的事实,有明确的目的,因此需要精心的准备。

在这个阶段,主要包括以下3项工作。

第1步:策划团队复盘方案

根据企业的具体情况,可以选择一个事件、活动或项目,或者是一段时间内公司或部门的经营情况、主要工作以及战略,进行复盘。根据不同复盘主题与范围,设计不同的操作形式(如是否要安排面对面的复盘会议,需要多长时间,议程如何安排等),选择所需的人员,明确复盘的目的与预期成果。

第2步:组织团队复盘会议

实践表明,如有可能,尽可能地召开面对面的团队复盘会议,以确保复盘的效果。为此,要明确职责分工,提前与与会者(特别是关键人员)确认好时间,既要坚持“越快越好”的原则,又要确保关键人员准时与会一一如果缺了关键的利益相关者,复盘会议就可能残缺不全。

同时,根据“便于学习”“越近越好”的原则,确定复盘会议的地点。

此外,要根据复盘的目的,设计复盘会议的议程与研讨形式。

第3步:提前准备

要指定人员对复盘会议所需的各种资料进行汇总,通常是与事件/活动/项目或公司战略相关的文件,如计划方案、执行过程中产生的文档、工作总结报告,以及其他与目标、过程和结果相关的参考资料。

根据需要,这些资料可以提前发给与会者,也可以打印出来,放在复盘会议现场或工作场所备查。

如果现场引导者是外部人员,或者是与项目并不紧密相关的人员,尤其需要事先了解相关的背景信息。

同时,如需要,还要通知相关人员或部门提前进行个人或部门的复盘,进行必要的思考或梳理。此外,还需要相关人员进行必要的行政、后勤方面的准备。

02 第2阶段——有效引导

由于复盘主要是以团队研讨的方式进行的,要基于客观的事实,有明确的目的,因此需要精心的准备。

接下来,团队复盘会议的质量是非常关键的,因为它是复盘的核心过程,也直接影响到复盘的效果。

在这个阶段,主要包括以下3项工作。

第4步:开场

因为不同的参与者可能对复盘的程序与规则了解不一,因此在开场时,需要申明复盘的目的、程序与规则,确认和提醒相关注意事项。

同时,应简明扼要地介绍复盘会议的主题、范围,以及事件/活动或项目的背景、分工、进度等信息,使大家信息一致,便于后续讨论。

如果有部分不太熟悉的与会者,应简要介绍,并可组织一些“预热”活动,营造适宜的对话氛围,并获得大家的认可与承诺。

第5步:顺序研讨,深入挖掘

尽管不同类型的复盘有不同的程序,但其内在的逻辑是一致的,因此需要参考之前设计好的议程,按顺序引导团队进行研讨。

按照复盘的底层逻辑,为了让学习发生,不管时间长短,都要保证团队能够完整地走过复盘的4个步骤,即①回顾、评估;②反思、分析;③萃取、提炼;④转化、应用。

在引导团队交流的过程中,以各个步骤要回答的主要问题作为提问的参考。同时,可根据目的、对象等,灵活选择适用的方法与工具,如说话棒、头脑风暴法或团队列名法、世界咖啡、五个为什么、“思考的罗盘”等。

当然,顺序研讨并不意味着平铺直叙或平均用力,无论在哪个阶段,对于一些关键问题,或有学习价值的点,都可以而且应该深人地研讨;尤其是对于一些大型事件或项目,几乎不可能面面俱到,更需要抓住关键、突出重点。

第6步:收尾

很多会议的通病是没有收尾环节,草草了事。

虽然复盘的底层逻辑中包含了总结经验教训、提出后续行动计划的环节,但在复盘会议结束之前,仍应简明扼要地总结,倾听与会者的心声,对大家的投入表示感谢,并明确后续的跟进措施。

如同中国人写文章讲究“虎头豹尾”一样,好的收尾也是有效的复盘会议不可或缺的一环。